営業からよく伺う悩みに「顧客担当者に決裁者同席アポの日程調整を依頼するものの、アポがうまく設定されない」あるいは「こちらからリマインドしても日程調整の返信がこず、なしのつぶて状態になってしまう」というものがあります。
こういった悩みを解決するために、実は日程調整を依頼する際、必ず最後に投げかけるべき一言があるのです。

その一言とは「いま、●●さん（決裁者）のご予定、カレンダーで見られますか？」です。
この一言を投げずに、日程調整がうまくいかないケースが多く見られます。

日程調整での担当者の反応を見る

質問への対応によって、パターンが分かれます。

①カレンダーを見られる場合
担当者が決裁者のカレンダーをその場で見られる場合、「仮で構わないので」と、すぐに予定を入れていただきます。
ただ、そこで担当者が微妙な表情（反応）をして躊躇することがあります。
その場合は、
A:担当者がまだそこまで前向きでない
B:決裁者からアポの必要性を問われたときにうまく説明できない
のいずれかです。

それぞれに対して、アプローチを変えます。
A:担当者がまだそこまで前向きでないなら、焦らず、担当者の合意度を高めにいく。
B:担当者は前向きだが、決裁者からアポの必要性を問われたときにうまく説明できなさそうなときは、説明用の文言を伝授する。

②カレンダーを見られない場合
このタイプの決裁者は、スケジュール調整自体の難易度が高い可能性があります（手帳管理だったり秘書が把握している等）。
そこで、「どのぐらい先まで候補日を出しておけば大丈夫か」の目安を担当者に質問します。
その回答に対して「多すぎるぐらい」候補日を出します。

そして帰る前に「すみません、いま出した候補日ですが、明日になると少し動く可能性があります。もし当社側の候補日が動いた場合はご連絡します」と伝えます。
この一言があるかないかで、だいぶ変わります。

担当者が決裁者のカレンダーをその場で見られない場合でも、こちら側から多めに候補日を出して、「予定が変わる度に連絡しますね」という構えを出しておけば、そうそう日程調整は流れません。
もし担当者がそこまで乗り気でない場合は①と同様に、まずは目の前の担当者の合意度をもっと高めにいく必要があります。

事実を聞くのがポイント

「目の前の担当者が本気で日程調整してくれそうかどうか」ということが実はとても重要です。
今回紹介したアプローチのポイントは、その重要事項について「きちんと日程調整してくれますか？」と直接的に質問せずに測ることができる点です。
「カレンダーが見られるかどうか」の事実から聞くのが、裏技的ではありますが、地味に有効なのです。

「今この場で（決裁者の）カレンダー見られますか？」と聞かず
●（担当者の温度感が見えないまま）決裁者へ説明する資料作りましょうか？と申し出て、資料が無駄になる
●日程調整依頼をしたまま帰ってしまい、しばらく経ってリマインドが気まずくなる
という話はよく耳にします。

こういった失敗を防ぐためにも、今回の「最後の一言」を忘れずに投げかけるようにしてみましょう。