Salesforceなどの営業支援システム（SFA）は非常に便利なツールですが、「入力が進まない」というご相談も多くいただきます。
情報がばらついてしまい、せっかくのツールがうまく活用されないのは、非常にもったいないことです。
データの未入力を減らすためには、入力を促すアナウンスを工夫することが必要です。

アナウンスのポイントは7つ

SFAへの入力を促す際の、アナウンスのポイントは7つあります。

①目的の確認
②入力期限
③必須入力項目
④運用ルール
⑤完全入力日
⑥活用場面
⑦即時Q&A

①目的の確認
これは言わずもがな、「何のためにSFAを導入するのか」を明確にすることです。
実際に、SFAの入力説明会の場に同席すると「これからSFAを入れることになったので」くらいのトーンで語られている会社さんが意外と多く見られます。
SFAを導入する目的は、なるべく「現場メンバーへのメリット」を強調する形にすることが重要です。

②入力期限
「このタイミングをもって、全員の入力が済んでいるという前提に立つ」という日付を決めます。
これは、「このぐらいの期間があれば、各メンバーの持ち案件について入力が終わるだろう」というスケジュールです。
期限が短すぎるとハレーションが起きてしまいますが、長すぎると間延びするので注意が必要です。

③必須入力項目
実はここが肝の部分になります。
8割以上の会社では「全部入力するように」あるいは「入れられる人はなるべく入力を」のどちらかの指示がされています。
ですが、これだと必要なデータが入りません。
「いかなるときも絶対入力」の項目と、「ある条件が揃ったときは絶対に入力」とう条件付き項目を分けることが必要です。

④運用ルール
「完全入力日の期限」以降、どのサイクルで更新を必須にするか？というルールを決める必要があります。
直販モデルであれば「毎日」が原則です。
毎日のサイクルが守られることで、データが活きてくるためです。
ただし、代理店販売をしているなど、データがリアルタイムに入ってこない場合もあるので、そういった場合は「週ごと」などにします。

⑤完全入力日
この日は、マネジャーは1人の例外も見逃さずに、きちんと全員の入力をチェックします。
ここで例外があると、データ入力の慣習については間違いなく「グダッと」してしまいます。
そのため、完全入力の締め切り時間は18:00など、1日の終わりにしない方がよいでしょう。
「明日の早朝までに入れます」などの人が現れてしまうためです。

⑥活用場面
SFAに入力されたデータをもとに営業会議を実施し、データがどのように使われるかをメンバーに理解してもらいます。
データが不十分だと着地見込みがずれますし、パイプラインの状態が把握できません。
また、KPIが見えることで、組織の健康状態がわかります。
すると、注力すべき案件や接戦の状況も見えてきます。

⑦即時Q&A
せっかく皆が集まる場でSFAの入力に関するアナウンスをする機会があっても、そのまま解散してしまうケースが非常に多いようですが、これは危険です。
アナウンスするだけでなく、「その場で30分」実際に入力をしてもらい、不明点などの質問を受け付けます。
そうしないと、「入力の仕方がわからなかったので…」などの言い訳が生まれてしまいます。

今回は、SFAへの入力を促すに工夫について7つのポイントをご紹介しました。
こちらのポイントを実践し、SFAを活用した組織づくりをしていただければ幸いです。